The Adecco Group ha publicado un artículo sobre cómo gestionar a los trabajadores en remoto. A partir de este artículo, me propongo analizar el teletrabajo como nuevo escenario laboral surgido con la pandemia y que, a mi juicio, se consolidará en el actual siglo XXI.
Desde que la pandemia originada por la COVID_19 a finales del año 2019, cambió el mundo laboral tal como lo conocíamos, el trabajo híbrido y los empleados remotos se ha convertido en la norma para una gran parte de los trabajadores europeos y estadounidenses.
Parece claro que el teletrabajo ha entrado en las empresas para quedarse, constituyendo un punto de inflexión en la evolución de las relaciones laborales de las empresas con sus trabajadores.
El siglo XX ha pasado a la Historia Universal como el siglo de la mejora de las condiciones laborales, con especial referencia a la duración de la jornada de trabajo (da igual que sea diaria, semananal, mensual o anual) en 8 horas de trabajo por jornada laboral ordinaria cada día hábil. Este derecho laboral originó una nueva obligación de la empresa respecto de sus trabajadores porque debe abonar al trabajador las horas que superen dico indicador como horas extraordinarias (recuérdese que hasta ese momento la jornada laboral duraba 16 hortas o más con el fin de conseguir de recibir más salario).
El siglo XXI, probablemente, pasará a la Historia Universal por las modificaciones de todo tipo que originó la pandemia y las consecuencias que trajo consigo, ante el temor de contraer la enfermedad, dado el desconocimiento para su curación y control (luego ya llegaron en tiempo record las vacunas efectivas, cuestión distinta es si fueron eficientes, pero salvar una vida siempre estará bien pagado, nada se debe objetar), entre las cuales figura destacada la nueva modalidad de desarrollo del trabajo a distancia, fuera del establecimiento, de la oficina o del despacho gracias, fundamentalmentea, a las tecnologías de la comunicación y de la información que, a priori, ha facilitado mucho la existencia, aunque sin dejar a un lado las nuevas «patologías sociales», relacionadas con esas mismas tecnologías, convertidas erróneamente en fines en sí mismos, por voluntad propia, pero también, con el impulso inducido de las operadoras.
No ha de olvidarse que, en realidad, las TICS (Tecnologías de la Comunicación y de la Información) son solamente unas herramientas para las personas que deben ayudarles a conseguir fines principales o intermedios para conseguir otros más importantes. Es decir, son herramientas que facilitan la vida y nunca que la compliquen.
Una encuesta a 4.100 empleados de tiempo completo en EE. UU., Reino Unido, Irlanda y Canadá en el informe “La evolución del trabajo”, descubre que más del 50 % de la fuerza laboral es híbrida o completamente remota (40 % híbrida y 11 % totalmente remota).
Si bien estos acuerdos aportan numerosos beneficios tanto a los empleados como a las empresas para las que trabajan, gestionar empleados remotos en estos nuevos entornos también puede plantear una nueva serie de desafíos. Es importante que los líderes recuerden que son tan responsables de sus empleados cuando trabajan de forma remota como lo serían si vinieran a trabajar en persona.
Retos y desafíos para gestionar empleados en teletrabajo
Aprender a gestionar empleados en un entorno remoto, completamente nuevo, plantea una serie de retos y desafíos propios, aunque pueden controlarse los riesgos amenazantes y amenazadores mucho tomando algunas medidas.
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Comunicación efectiva y preventiva
Puede resultar difícil comunicarse bien cuando nuestro equipo trabaja desde varios lugares, en diferentes zonas horarias o incluso en distintos países. Si bien, para empezar, estar en diferentes lugares puede parecer un desafío bastante grande, trabajar de forma asincrónica agrega otra capa de dificultad.
Para que el entorno de trabajo remoto se sienta un poco más cohesionado e integrado, nos debemos asegurar de difundir la misma información a nuestros empleados remotos e híbridos, de no programar videollamadas en momentos inconvenientes y de responder cualquier pregunta que puedan tener lo más rápido posible.
Igualmente, es importante respetar las preferencias de comunicación de nuestro equipo, ya sea por correo electrónico, o por a través de las plataformas de videoconferencias, llamadas telefónicas, mensajes de texto o cualquier otro método.
Se nos va la fuerza por la boca, proclamando las bendiciones de la comunicación sin embargo, la comunicación no existe o no es efectiva. El siglo XXI ha de diferenciarse del silo XX, precisamente, por la comunicación efectiva y preventiva, instrumento básico para planificar, ordenar, ejecutar y evaluar las instrucciones y resultados para lograr los objetivos del plan, ajustando sobre la marcha en el desarrallo de los procesos las desviaciones que siempre se producirán por causas propias y ajenas.
Lo importante es el camino, el logro es una décima de segundo. Inmediantamente, se pasa página se inicia de nuevo el camino hacia otro objetivo, caminar, caminar y caminar, como Penélope hacía en su paciente espera a la llegada de Ulises que tejía, tejía, destejía, destejía ….para volver a tejer.
La eficiente comunicación formal es una capacidad y habilidad adquirida no innata y una de las claves para conseguirla es que se base en la confianza plena de los participantes en la comunicación sin quepa un átomo de suspicacia o desconfianza. Hay que trabajarla colectivamente. Hay que interiorizarla como se interioriza la comunicación informal que se practica desde la edad infantil. No hay proyectos educativos sobre este aspecto tan atómico para el desarrollo y mantenimiento de las civilizaciones. La occidental presume de ello pero no es cierto.
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Evitar el agotamiento
Cuando los empleados trabajan desde sus casas, hogares o espacios tecnificados (coworking o, en castellano, espacios digitalizados), es importante recordar que, también, viven en el trabajo, esto es, no hay limites diferenciadores entre espacio vital y espacio laboral, salvo excepciones (espacios digitalizados). Algunos empleados remotos pueden encontrar liberadora esta falta de separación en sus entornos, mientras que otros pueden encontrarla increíblemente aislante y abrumadora.
Además, puede resultar tentador aumentar la carga de trabajo de los empleados remotos, ya que se supone que “simplemente están sentados en casa”. Sin embargo, esta es una forma de pensar peligrosa e injusta que puede abrumar a los empleados y agotarlos rápidamente, lo que lleva a una menor productividad y mayores tasas de rotación en nuestra organización.
Por el contrario, el teletrabajo fuera del espacio laboral presencial presenta, asimismo, ventajas comparativas emocionales como evitar el agotamiento de los desplazamientos, atascos, enfados, cargas emocionales, agresividad, violencia, ahogo,…..Estas ventajas son para el trabajador remoto pero para la empresa también hay ventajas comparativas: ahorro de costes (luz, agua, suministros, alquileress, limpieza, mantenimiento local,…).
Los locales pueden dedicarse a otros usos urbanos, por ejemplo, acondicionarlos para vivienda, buscando, el aumento de la oferta para parar el crecimiento del precio del alquiler de viviendas o el precio de compra, evitando la intervención pública reguladora de los precios. O estamos en una economía libre de mercado o estamos en una economía intervenida y subsidiada, no nos hagamos trampas.
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Gestionar los recursos de forma eficaz
Puede resultar difícil saber qué fondos, activos, herramientas, etc. se utilizan y con qué propósito cuando todos los empleados trabajan desde diferentes ubicaciones. Para combatir este problema, tenemos que asegurarnos de que los empleados documenten los gastos con diligencia y solicitar informes sobre nuevas herramientas, equipos o materiales para ayudar a evaluar cómo se utilizan los activos de la empresa. Esto permitirá ver qué funciona, así como a identificar áreas de mejora.
Recomendaciones para gestionar empleados que trabajan en remoto
A continuación, se analizan una serie de consejos o recomendaciones para gestionar un equipo remoto que podrán ayudar al equipo a mantenerse concentrado y producir el mejor trabajo, responsabilidad directa del empresario o del líder del proyecto.
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Generar confianza en un entorno virtual sobre la base del apoyo mutuo y recíproco
La confianza es vital para la cohesión del equipo, las relaciones entre gerentes y empleados y, en última instancia, la productividad. La confianza se puede generar apoyando y defendiendo constantemente a nuestros empleados remotos. Abordando sus inquietudes de manera oportuna, manejando los conflictos a medida que surgen y mostrando preocupación por ellos como seres holísticos, no simplemente como trabajadores.
Los estilos de gestión que priorizan la empatía y el liderazgo centrado en las personas suelen ser los más eficaces. Cuando se toma el tiempo para brindar apoyo emocional a los empleados, les demostramos que para nosotros valen más que simplemente lo que pueden producir, lo que ayuda a profundizar su sentido de seguridad psicológica y ser conscientes de que aportan valor al equipo, siendo más productivos y más eficaces y eficientes desde un punto de vista integral.
Precisamente, los miembros del equipo, deben tener una clima de confianza plena para servir de muleta o apoyo al resto de los miembros de forma mutua y reciproca, sin que eso suponga, sometimiento, debilidad,…. sino todo lo contrario, es una fortaleza el apoyo mutuo entre los miembros del equipo.
En ese clima de confianza mutua plena, ha de jugar un papel principal la prevención de riesgos laborales y las orientaciones permanentes para conseguir el mejor clima laboral en el lugar de trabajo, manteniendo un canal permanente y específico con el servicio de prevención de riesgos laborales de la empresa.
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Definir roles claros para cada miembro del equipo
Lo último que deseamos cuando nuestro equipo está teletrabajando es que los empleados no tengan claras sus responsabilidades o completen accidentalmente trabajos duplicados. Esto no sólo es increíblemente frustrante, sino que también es una enorme pérdida de tiempo y recursos para todos los involucrados.
Al definir roles claros, podemos ayudar a eliminar la confusión, mantener a nuestros empleados remotos encaminados y evitar posibles luchas de poder o despidos en el futuro.
En ese sentido, es muy importante que los canales de comunicación sean ágiles y flexibles para adaptarse permanentemente a cada situación del equipo o de alguno de los miembros del mismo. Ante situaciones críticas, el equipo debe tener muy presente conservar lo conseguido para continuar hacia el objetivo y no tirar por la borda el trabajo realizado.
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Crear estructuras y flujos de trabajo sólidos
Debido a que trabajar desde tantas ubicaciones diferentes puede causar problemas de comunicación en ocasiones, es extremadamente importante tener flujos de trabajo claros y documentados para que todos puedan consultarlos, así como los procedimientos de ajuste necesarios y automáticos en lo posible. Esto ayudará a nuestros empleados a trabajar desde casa de forma más eficaz y productiva, con mucha menos confusión y pérdida de tiempo.
El hecho de que no estén trabajando cara a cara no significa que las personas que conforman el equipo no puedan prosperar juntos, cada según su rol y en funcion de su responsabilidad.
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Facilitar los controles periódicos
Es extremadamente importante que los administradores remotos se comuniquen con sus trabajadores remotos y se aseguren de que sepan lo que está sucediendo en sus vidas, tanto a nivel personal como profesional, es decir, fortalecer la confianza mutua.
También, los administradores deben compartir aspectos de su vida personal y profesional para evitar sospechas por parte de los trabajadores. Reservar tiempo para reuniones individuales semanales muestra estamos involucrados en el éxito de cada empleado, incluso a distancia. Es muy habitual que los colaboradores comuniquen su plan de vacaciones o se despidan cuando inician un período de descanso y los responsables no consideran necesario comunicarlo a sus colaboradores. Eso también es compañerismo y ayuda a reforzar el equipo. En caso contrario, se levantan barreras y fronteras invisibles que los trabajadores piensan que no deben cruzar. Ese es el principio del fin.
El registro puede ayudarnos a estar al tanto de dónde hay obstáculos en los flujos de trabajo, problemas interpersonales con los miembros del equipo o incluso cosas en la vida hogareña de un empleado que pueden estar afectando su desempeño. Esto no sólo fortalecerá las relaciones individuales con nuestros trabajadores, sino que también nos ayudará a gestionar todo el equipo en su conjunto.
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Ser flexible
La mayor ventaja del trabajo remoto es la flexibilidad que brinda a los empleados. Cada uno de ellos tiene un conjunto único de responsabilidades como individuo en el mundo, y esas obligaciones personales pueden afectarlos de diferentes maneras. Permitir flexibilidad en las horas de trabajo, horarios, etc. puede ayudar a los trabajadores a crear y mantener un profundo sentido de equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Esto no solo ayudará a mejorar sus niveles de estrés en general, sino que también les ayudará a estar más presentes y comprometidos durante las horas de trabajo. Esto se debe a que saben que tienen el tiempo y la libertad necesarios para manejar todas las cosas que realmente importan en sus vidas.
No hay duda de la efectividad de trabajar con responsabilidad individual y ese modo de prestar servicios está permanentemente presente en el teletrabajo, así como la confianza mutua con el resto del equipo y con el/la líder del equipo.
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Reconocer y celebrar el éxito
Es especialmente importante en un entorno remoto, donde los trabajadores a veces pueden sentirse aislados, garantizar que todos estén conscientes de las increíbles contribuciones de los demás.
Compartir estos “triunfos” durante las reuniones de equipo, mencionarlos en boletines informativos por correo electrónico o incluso en canales de mensajería (chat, watshapp) pueden ser excelentes maneras de brindarles a nuestros empleados un reconocimiento muy merecido. Un poco de gratitud puede ser de gran ayuda para mantener motivados a los empleados remotos.
Las dinámicas de grupos o terapias colectivas, en igualdad efectiva, también puede ser un buen procedimiento para disfrutar lo conseguido y hablar de las dificultades superadas de forma amena, desenfadada y lúdica.
Esa será la base para enfrentar el siguiente logro.
Respetar las diferencias horarias y gestionar el trabajo asincrónica (en caso de multinacionales)
A nadie le gusta trabajar fuera de su horario previsto. Esto también puede resultar extremadamente inconveniente para los empleados que viven en diferentes partes del mundo y pueden estar trabajando mientras los miembros del equipo duermen profundamente. Los trabajadores pueden sentirse presionados a estar “de guardia” las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo cual es estresante y poco realista.
Hay que desconectar del trabajo como se desconecta cuando se trabaja presencialmente, cuando el trabajador vuelve a casa o está en su tiempo de descanso diario o para almorzar.
Para combatir este problema, se pueden programar reuniones de equipo en los horarios que mejor funcionen para todos los involucrados, o hagamos que los miembros del equipo “se turnen” para registrarse temprano o quedarse hasta tarde.
Además, hay que asegurarse de que los empleados sepan que cualquier correo electrónico o mensaje de chat que reciban fuera de su horario laboral, no necesita ser respondido de inmediato. A las 11 de la noche el horario europeo está descansando aunque al otro lado del mundo sean las 11 de la mañana. Siempre cabe o es posible demorar la resolución de una asunto unas horas y evitará una carga laboral que, más pronto que tarde, explotará en la cara del trabajador y del responsable del equipo, salpicando al resto.
Esto ayuda a mantener la equidad y garantiza que ningún miembro del equipo soporte por sí solo la carga del trabajo asincrónico.
Monitorear las cargas de trabajo de los empleados
Es importante garantizar que el trabajo se divida equitativamente en todo el equipo y que los plazos y los alcances del proyecto sean realistas y alcanzables. Una gran parte de la gestión exitosa de empleados remotos es garantizar que no se sientan abrumados o no puedan completar las tareas que se les asignan de manera oportuna.
Las herramientas de gestión de proyectos como Asana pueden resultar extremadamente útiles para gestionar un lugar de trabajo totalmente remoto. Con estas herramientas, se puede “echar un vistazo” para ver el estado de los proyectos, las direcciones y las preguntas o inquietudes, y asegurarse de que los trabajadores se sientan apoyados y los proyectos sigan su rumbo.
Adoptar la tecnología
El software de mensajería, las herramientas de colaboración y otras formas de tecnología pueden resultar extremadamente útiles a la hora de gestionar una fuerza laboral remota. Estas sencillas herramientas pueden ayudar a los empleados a generar ideas, comunicarse de forma más eficaz y gestionar sus proyectos individuales y compartidos de una manera más ágil.
El trabajo remoto llegó para quedarse, por lo que es imperativo que los líderes adopten todos los demás avances que lo acompañan.
Ofrecer reclutamiento remoto
A los empleados que no están obligados a estar en la oficina para trabajar no se les debería exigir que asistan a entrevistas. Ofrecer incorporación remota a través de herramientas como Zoom o tecnología similar demuestra que nuestro equipo está completamente preparado para respaldar una fuerza laboral remota durante todo el ciclo de vida de los trabajadores.
Educar a los empleados sobre los valores de la empresa
El hecho de que una fuerza laboral sea remota no significa que una empresa no pueda tener valores sólidos y una cultura sólida. Crear recursos que expliquen estos valores, además de elogiar a los empleados por ejemplificarlos, puede ayudar a todo el equipo a mantenerse al tanto de lo que es más importante para la empresa. Esto, a su vez, ayudará a crear objetivos más unificados y guiará la comunicación y el comportamiento.
En conclusión, si bien puede haber una curva de aprendizaje al pasar de gestionar empleados en la oficina a gestionar equipos híbridos o una fuerza laboral totalmente remota, está demostrado que estos estilos de trabajo son mejores para todos los involucrados a largo plazo.
Al aprender a comunicarse con mayor claridad, respetar los límites de los empleados y apoyar el equilibrio entre la vida personal y laboral, los responsables de los equipos brindan herramientas para ayudar a prosperar a los empleados remotos o en cualquier entorno, virtual o de otro tipo.
El teletrabajo o trabajar en remoto está ya aquí y presenta muchas sinergias si se sabe aprovechar adecuadamente, sin caer en el cortoplacismo de aprovechar los primeros resultados.
Angel R. Sanz
Defensor del Teletrabajo
